Politique de protection des données (RGPD)

Dernière mise à jour le 15 décembre 2023.

En utilisant certains de nos services, en contractant avec nous, et/ou en acceptant nos conditions générales, vous acceptez d’être lié sans réserve à la présente Politique de protection de la vie privée.  

Introduction

En tant que client ou visiteur de notre site Internet, nous souhaitons vous informer, respecter vos droits et vous permettre de contrôler ce qu’il advient de vos données personnelles, en conformité avec le RGPD2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après, le « RGPD»).

La présente Politique de protection de la vie privée (ci-après, la « Politique de protection de la vie privée », ou la « Politique ») a dès lors pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après dénommées « vous » ou « votre/vos »), sur la manière dont Kiv’là! (ci-après dénommée « nous » ou « notre/nos ») collecte et utilise des données personnelles dans le cadre de ses activités et sur les moyens dont la personne physique concernée dispose pour contrôler cette utilisation.

1. Champ d’application de la présente Politique de protection de la vie privée

La notion de données personnelles (ci-après, les « Données personnelles » ou les « Données ») désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Pour éviter tout malentendu, la présente Politique de protection de la vie privée n’est d’application que dans le cadre de nos relations avec des personnes physiques.

2. Qui est responsable de vos données

Les responsables de traitement de vos données est la Kiv’là!, dont le siège social est établi Chaussée de Tirlemont 134, 5030 Gembloux – Belgique enregistrée sous le numéro d’entreprise TVA (BE) 0824.808.321et contactable par email info@kivla.be ou par téléphone au +32 (0)494/58.88.65 pendant les heures d’ouverture.

3. Qui est protégé par cette Politique de protection de la vie privée ?

Cette Politique de protection de la vie privée s’applique uniquement aux Données personnelles que nous traitons en tant que responsable du traitement, en relation avec nos services, aux visiteurs de notre site Internet www.kivla.be (ci-après, le « Site »).

4. Qu’entendons-nous par « traitement de Données personnelles » ?

Par « traitement de Données personnelles », nous entendons tout traitement de données qui peuvent vous identifier en tant que personne physique à savoir :

• Votre prénom et nom
• Votre adresse pour la livraison et/ou la facturation de vos commandes d’articles/services vendus par Kiv’là!
• Votre numéro de téléphone
• Votre adresse email
• Votre adresse IP, le nom des cookies enregistrés dans votre navigateur et les informations de sécurisation de votre compte utilisateur (mais nous ne connaissons pas votre mot de passe sécurisé).

Par « traitement » nous entendons la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’actualisation, la modification, la consultation, l’utilisation, l’archivage, l’effacement ou la destruction définitive de ces données.

5. Quelles données à caractère personnel pouvons-nous traiter ?

5.1. Les Données personnelles que vous partagez avec nous

Nous collectons les Données que vous nous transmettez dans le cadre de nos activités, suite à l’utilisation de ou la souscription à nos Services, à la passation d’une commande, la souscription à une newsletter, l’envoi d’un formulaire de contact, la création d’un compte utilisateur ou simplement volontairement. Cela peut se faire par téléphone, par la voie écrite postale ou électronique (par exemple, lorsque vous nous adressez un courrier, un e-mail), en passant une commande ou en complétant un formulaire de contact en ligne sur le site.

5.2. Données personnelles de non-clients

Via divers canaux, par exemple les concours, promotions/actions, notre site internet ou les réseaux sociaux, nous pouvons recueillir des Données personnelles sur des personnes qui ne sont pas (encore) clientes afin de proposer à ces personnes l’offre la plus pertinente possible de nos Services. Dans ce cadre, nous garantissons votre droit à l’information et nous l’imposons contractuellement – dans la mesure où c’est applicable – avec votre éventuelle autorisation requise par la loi aux tierces personnes qui collecteraient vos données (pour nous) dans ce contexte.

6. Pour quelles finalités utilisons-nous ces Données personnelles ?

6.1. Traitement proportionnel

Nous traitons les données à caractère personnel pour différents types de finalités. Nous traitons à chaque fois uniquement les données qui sont indispensables pour atteindre la finalité du traitement visée. Ainsi, nous utilisons les Données personnelles quand cela s’avère nécessaire :

• dans le cadre de la préparation, de l’exécution ou de la cessation de nos services ;
• pour satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis ; et/ou
• pour défendre nos intérêts légitimes, auquel cas nous veillons toujours à préserver un équilibre entre ces intérêts et le respect de votre vie privée, en particulier si vous êtes mineur.

Si le traitement de vos Données personnelles n’est pas indispensable pour l’une de ces trois finalités, nous demandons toujours votre autorisation pour pouvoir traiter ces données.

6.2. Nos activités de traitement

Plus concrètement, nous collectons les données à caractère personnel dans le cadre des finalités suivantes :

• exécution et gestion de contrats et de la clientèle, à savoir leur administration, y compris comptable et fiscale, la gestion des commandes, du suivi des contrats et de la facturation, la réponse aux demandes du client (en ce compris effectuées par la voie du formulaire de contact en ligne) ;
• réalisation d’étude, de statistiques, d’entretien et d’amélioration continue de nos produits, services, site Internet, ainsi que la personnalisation, création de profil d’utilisateur, l’optimisation de stratégies générales, commerciales et de marketing, en ce compris la création et la gestion de compte utilisateur, de programme de fidélité, promotions ciblées, et autres ;
• de navigation, convivialité et optimisation du sites internet, sa fonctionnalité et son espace réservé aux titulaires de comptes utilisateurs ;
• de prospection (marketing direct), tel que l’envoi de publicités, de bulletins d’information et d’informations, invitations, de manière ciblée et/ou non, par voie électronique, sms, réseaux sociaux et/ou postale, tant sur les offres, promotions et/ou activités de la société, avec votre consentement et/ou dans l’intérêt légitime de la Société à promouvoir ses services auprès de ses clients ;
• de sécurisation de nos produits, services, site Internet, et autres applications ;
• le respect de toute législation applicable à notre société ;

7. Comment protégeons-nous vos Données personnelles ?

7.1. Nos mesures techniques et organisationnelles

Nous faisons tout pour protéger vos données à caractère personnel et votre confidentialité contre la destruction, la perte, la modification non intentionnelle, des dommages, l’accès accidentel ou non autorisé ou tout autre traitement non autorisé de Données personnelles.

Nos collaborateurs ont été formés pour gérer correctement les données confidentielles. En outre, nous appliquons différentes mesures techniques pour protéger vos données personnelles contre l’accès et l’utilisation illicites, la perte ou le vol, à savoir : protection par mot de passe, logiciel de cryptage de disque dur, pare-feu, antivirus, détection des intrusions et des anomalies et contrôles d’accès pour nos collaborateurs. En cas de fuite de données avec des conséquences néfastes pour vos Données à caractère personnel, vous êtes personnellement averti en tant que client dans les circonstances prévues par la loi.

Les logiciels de gestion et de stockage de données sont continuellement mis à jour.

Le nombre de collaborateurs de Kiv’là! ayant accès à vos informations personnelles est limité et nos collaborateurs(trices) sont sélectionné(e)s avec soin. Ils(elles) ont uniquement accès à vos Données personnelles dans la mesure où ils(elles) ont besoin de ces informations pour exécuter correctement leurs tâches.

7.2. Où sont stockées vos Données personnelles

Vos Données personnelles sont stockées dans des serveurs informatiques localisés au lieu de notre siège social et sur l’hébergement des sites web Kiv’là!, notamment chez Combell, en Belgique pour le site e-commerce www.kivla.be .

8. Sur quelle base juridique collectons et traitons-nous vos Données personnelles ?

Les Données personnelles sont collectées avec votre consentement ainsi qu’en raison de l’exécution de la relation contractuelle que nous lions avec vous, ou, le cas échéant, sur base de l’accord donné par toute personne ayant rempli un ou plusieurs formulaires figurant sur le Site.

Lorsque ledit traitement n’est pas nécessaire à cette exécution contractuelle, celui-ci est alors basé sur les intérêts légitimes de Kiv’là! en tant que professionnel, notamment celui d’information et de suivi de vos dossiers, gestion et prévention de fraude, assurer une efficacité pour exécuter nos contrats, fournir nos Services et nous conformer à nos obligations légales, identifier les moyens nous permettant d’améliorer les services à nos clients, protéger nos intérêts commerciaux, financiers et économiques.

9. Vendons-nous vos Données à des tierces parties ou transmettons-nous vos Données ?

9.1. Transferts de Données

Nous ne vendons aucune des Données personnelles à des tiers. Nous ne les transférons pas non plus à des tiers, sauf (si) :

• Cela est nécessaire à la bonne réalisation des Services de Kiv’là!. Nous pouvons être amenés à transmettre certaines données personnelles à des tiers traitant les données au nom et pour le compte de Kiv’là! (comme un gestionnaire de base de données, une agence de publicité, ou tout autre prestataire quelconque), à des intervenants dans votre contrat (comme les fournisseurs, les sous-traitants dans le cadre de l’exécution des Services), etc.

Vos Données sont uniquement transmises aux seules fins d’atteindre la ou les finalités déclarées par Kiv’là!. Lesdites Données sont alors transmises aux tiers pour les seuls besoins de la réalisation de la mission qui leur est déléguée par Kiv’là!.

• Il y a une obligation légale, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.
• Il y a un intérêt légitime pour Kiv’là! ou le tiers concerné.

Nous transmettrons uniquement vos données personnelles si votre intérêt ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas et vous en serez toujours informé en toute transparence (sauf dans le cas des exceptions légales). Ainsi, vos données personnelles peuvent par exemple être transmises à des partenaires, des bureaux de recouvrement et prestataires de services juridiques, ainsi qu’aux partenaires avec qui nous collaborons dans le cadre d’une action spécifique.

9.2. Traitement international de vos Données personnelles

Dans la mesure où et si les Données à caractère personnel sont traitées en dehors de l’Union européenne, nous nous assurons par des mesures contractuelles ou autres que ces données y bénéficient d’un niveau de protection approprié, comparable à la protection dont elles bénéficieraient dans l’Union européenne conformément à la réglementation européenne.

10. Mesures de sécurité en cas de sous-traitance

Lorsqu’un traitement de Données doit être effectué pour notre compte, Kiv’là! fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière telle que le traitement réponde aux exigences de la présente Politique et garantisse la protection de vos droits.

11. Comment déterminez-vous quelles Données à caractère personnel nous pouvons utiliser à des fins d’information générale et comment ?

11.1. Paramètres de confidentialité de Kiv’là!

Vous disposez de la possibilité de déterminer les paramètres de confidentialité de vos Données personnelles, en prenant contact avec nous ou via votre compte utilisateur personnel disponible sur notre Site.

Si techniquement vous disposez de la faculté de déterminer les finalités pour lesquelles nous pouvons collecter et traiter vos Données, afin d’éviter tout malentendu, nous souhaitons préciser que cette limitation doit néanmoins être appréciée au regard de nos obligations légales ainsi que la nécessité d’exécuter les Services de Kiv’là!.

11.2. Désinscription aux communications marketing

Si vous ne souhaitez pas/plus recevoir la moindre forme de communication commerciale, vous avez le droit de vous opposer, à tout moment, sans motif, en tout ou en partie, à l’utilisation par Kiv’là! de vos Données à caractère personnel à des fins de marketing direct. A cet effet, il vous suffit de prendre contact avec nous :

• Soit en ligne, via votre compte utilisateur, ou au pied des notifications commerciales qui vous sont adressées, en cliquant sur le lien « se désinscrire » et/ou en modifiant vos « préférence » ;
• Soit par email à l’adresse info@kivla.be ;

Attention : le fait que vous ne souhaitiez plus recevoir de communications de ce type de notre part ne porte évidemment pas préjudice à notre droit de prendre contact avec vous par voie électronique dans le cadre de l’exécution des Services ou si la loi nous y oblige.

12. Combien de temps conservons-nous vos Données personnelles ?

Nous ne pouvons pas conserver vos Données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire à la réalisation de la finalité de la collecte initiale. Le délai de conservation peut donc différer en fonction de la finalité visée :

• Respect de nos obligations légales : pour satisfaire à nos obligations comptables et fiscales, nous sommes par exemple tenus de conserver vos données de facturation pendant 7 ans maximum ;
• Nécessité juridique : pour conserver certaines données (notamment votre contrat, vos factures et votre correspondance concernant des réclamations à ce sujet) en tant que preuve en cas de litiges, jusqu’à 10 ans maximum après la résiliation des Services de Kiv’là!.

Ces données archivées ont néanmoins un accès très limité.

À l’issue des délais de conservation applicables, les Données à caractère personnel sont supprimées ou rendues anonymes.

13. Quels sont vos droits en matière de confidentialité et comment pouvez-vous les exercer ?

13.1. Aperçu de vos droits en matière de confidentialité

Votre droit d’accès

Vous avez le droit de nous demander à tout moment si nous traitons ou non vos Données à caractère personnel et, si nous les traitons, de consulter ces Données et de recevoir des informations complémentaires concernant :

• les fins auxquelles nous les traitons ;
• les catégories concernées de données à caractère personnel ;
• les destinataires ou les catégories de destinataires (notamment les destinataires dans des pays tiers) ;
• si possible, le délai de conservation ou, si ce n’est pas possible, les critères permettant de déterminer ce délai ;
• l’existence de vos droits en matière de confidentialité ;
• le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de surveillance ;
• les informations dont nous disposons sur la source des données si nous obtenons des données personnelles via un tiers ; et
• l’existence d’un processus décisionnel automatique.

Vous avez également le droit d’obtenir une copie gratuite des données traitées, sous forme compréhensible.  

Votre droit de rectification de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire corriger immédiatement les Données à caractère personnel incomplètes, erronées, inadéquates ou anciennes, soit en ligne via votre compte utilisateur en y apportant vous-mêmes les modifications nécessaires, soit en prenant directement contact à l’adresse e-mail suivante info@kivla.be .

Pour tenir à jour vos données, nous vous prions quoi qu’il en soit de nous communiquer toute modification, comme un déménagement, la modification de votre adresse e-mail ou un changement de carte d’identité.

Votre droit d’effacement des données (le « droit à l’oubli »)

Vous avez le droit, dans les cas suivants, de faire effacer/supprimer vos Données personnelles :

• vos Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière par Kiv’là!  ;
• vous avez retiré votre consentement au traitement et il n’existe pas d’autre fondement légal au traitement dans le chef de Kiv’là!;
• vous avez valablement exercé votre droit d’opposition et il n’existe pas d’autre fondement légal au traitement dans le chef de Kiv’là! qui prévale ;
• vos Données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• vos Données personnelles doivent être effacées pour satisfaire à une obligation légale ;
• vos Données personnelles ont été collectées alors que vous étiez encore mineur.
• Veuillez tenir compte du fait que nous ne pouvons pas toujours supprimer toutes les Données personnelles demandées, par exemple lorsque leur traitement est indispensable pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou parce que nous y sommes légalement tenus. Nous vous fournirons de plus amples informations à ce propos dans notre réponse à votre demande.

Votre droit de limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos Données personnelles si l’un des éléments suivants est d’application :

• vous contestez l’exactitude de ces Données personnelles : leur utilisation est alors limitée pendant une période permettant à Kiv’là! de contrôler l’exactitude des Données ;
• le traitement de vos Données est illicite : au lieu de demander la suppression de vos Données, vous demandez à ce que leur utilisation soit limitée ;
• Kiv’là! n’a plus besoin de vos Données pour les finalités initiales du traitement, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice : au lieu de demander la suppression des Données, leur utilisation est limitée à la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
• tant qu’aucune décision n’a été prise concernant l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous demandez la limitation de l’utilisation de vos Données à caractère personnel.

Votre droit à la portabilité des Données à caractère personnel

Vous avez le droit de « récupérer » vos Données personnelles, par exemple pour pouvoir changer plus facilement de prestataire. C’est uniquement possible pour les Données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Kiv’là!, sur la base d’une autorisation ou du Service confié à Kiv’là!. Dans tous les autres cas, vous ne pouvez donc pas bénéficier de ce droit (par exemple, lorsque le traitement de vos données se produit sur la base d’une obligation légale).

Deux aspects sont liés à ce droit :

• vous pouvez demander à Kiv’là! de récupérer les Données à caractère personnel concernées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ; et
• vous pouvez demander à Kiv’là! de transmettre directement les Données personnelles concernées à un autre responsable du traitement. Dans ce cadre, vous êtes personnellement responsable de l’exactitude et de la sécurité de l’adresse (e-mail) que vous indiquez pour le transfert. Kiv’là! a le droit de refuser votre demande si le transfert est techniquement impossible.

Votre droit d’opposition au traitement de vos Données à caractère personnel

Vous avez le droit, en vertu de votre situation particulière, de vous opposer au traitement de vos Données personnelles lorsque le traitement s’inscrit dans le cadre de l’intérêt légitime de Kiv’là! ou dans le cadre de l’intérêt général. Kiv’là! suspendra le traitement de vos Données personnelles, sauf si Kiv’là! peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les vôtres ou si le traitement des Données personnelles est lié à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (par exemple, l’introduction d’une requête devant un tribunal).

Votre droit de retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos Données personnelles. Le retrait de votre consentement n’entache pas la validité des opérations de traitement antérieures au retrait.

13.2. En pratique

Comment puis-je exercer mes droits en matière de confidentialité ?

Vous pouvez nous adresser un e-mail à l’adresse info@kivla.be . Afin d’exercer votre droit d’accès et pour éviter toute publication illicite de vos Données à caractère personnel, nous devons vérifier votre identité. En cas de doute ou d’imprécision, nous vous demanderons d’abord des informations complémentaires (de préférence une copie du recto de votre carte d’identité).

Y a-t-il des frais ?

Vous pouvez exercer gratuitement vos droits en matière de confidentialité, sauf si votre demande est manifestement non fondée ou exagérée, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans ce cas, nous avons le droit et le choix – conformément à la législation relative à la protection de la vie privée – (i) de vous facturer une indemnité raisonnable (tenant compte des frais administratifs liés à la fourniture de l’information ou de la communication demandée et des frais liés à la prise des mesures demandées), ou (ii) de refuser de donner suite à votre demande.

Sous quel format vais-je recevoir une réponse ?

Si vous introduisez votre demande par voie électronique, les informations sont si possible transmises par voie électronique, sauf si votre demande stipule autre chose. En tout cas, nous vous transmettons une réponse concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

Quand vais-je recevoir une réponse ?

Nous réagissons dans les plus brefs délais à votre demande, et en tout cas dans le mois suivant la réception de votre demande. En fonction de la complexité des demandes et de leur nombre, ce délai peut le cas échéant être prolongé de deux mois. En cas de prolongation du délai, nous vous en informons dans le mois suivant la réception de la demande.

Que puis-je faire si Kiv’là! ne donne pas suite à ma demande ?

Nous vous informerons toujours, dans notre réponse, à propos de la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’autorité de surveillance et de faire appel devant le juge.

14. Poser des questions à Kiv’là!

Pour plus d’informations sur la présente Politique de protection de la vie privée ou pour toute réclamation concernant le traitement de vos Données à caractère personnel, vous pouvez prendre contact avec nous à l’adresse e-mail suivante info@kivla.be ou par téléphone au +32(0)494/58.88.65 pendant les heures d’ouverture.

15. Restez informé des adaptations

Kiv’là! peut modifier de temps à autre la présente Politique de protection de la vie privée, par exemple dans le cadre des évolutions du marché et de nouvelles activités de traitement de Kiv’là!.

Dans de telles hypothèses, nous vous notifierons spontanément toute modification de la présente Politique et/ou (nouvelles) activités de traitement.

16. Autorité de surveillance

Pour les plaintes relatives au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be / www.autoriteprotectiondonnees.be.